こんにちわ、コビーです
今日は資料作成の４つのステップの最後、ステップ４を解説します
資料作成４つのステップをまだ見ていない方はこちらの記事をご覧ください
資料作成の目的達成のためにはステップ４までやりきることが大切です
資料作成ステップ４ ： 質疑応答の準備までが資料作成
私が資料作成を４つのステップに分けた理由はみなさんに全体像を掴んでいただくためです
最初に資料作成の全体像としてステップ１～４を意識することで納期通りに効率的に資料作成を進めることにつながります
質疑応答準備の具体的な方法
- ステップ２で資料から省いた内容を補足資料として準備する
- ステップ３の説明シミュレーションで気づいた質問されそうなポイントの答えを準備する
- 口頭では伝えにくい内容は予め、説明用の補足資料を準備する
事前に上司や先輩からレビューを受けて指摘された部分は分かりにくい、伝わりにくいポイントなので確実に修正して本番に臨むようにしましょう
資料の本編に含めるのであれば確実に説明相手に内容が伝わるようにシンプルかつロジカルに資料をまとめることを意識しましょう
分からなければ質問されるだろうと考えないこと！
また説明相手が社長・役員など、自分よりもかなり役職が上の人の場合は、同レベルか近いレベルの人に事前にレビューを受けるようにしましょう
経験や守備範囲が大きく異なるため、自分ひとりでは質疑応答対応を網羅することは不可能に近いためです
ここまでステップ４の解説をしてきましたが、基本はステップ１～３の中でステップ４を意識していればステップ４のために割く時間はそれほど多く掛かりません
逆にステップ４を意識していないと納期間近になって時間切れになり、丸腰で出たとこ勝負になりかねません
目的達成のための最後の詰めを忘れずに行いましょう
今回も記事を読んでいただき、ありがとうございました
みなさんの仕事の悩みが少しでも解決されればうれしいです
コビーでした
