こんにちは！コビーです
資料作成に苦手意識を持っている方は意外に多いのではないでしょうか
資料を作成してみても上司や先輩に全然ダメだと言われ、修正に時間が掛かってしまう
修正ばかりでなかなか資料が完成せず、他の業務を処理する時間がなくなり、残業・・・
実は資料作成に時間が掛かってしまうのには理由があります
なぜ資料作成に時間が掛かってしまうのかを理解し、資料作成を最短距離で完成に導くために意識することを理解しましょう
目次
資料作成を自分事と捉えられない
私もそうでしたが、仕事においての資料作成は、それ自体が目的になってしまいがちです
それはその資料をつくる目的を自分事と捉えられていないからです
今週末までに10枚の資料を完成させなければと焦り、とにかくパワーポイントを埋めていく
まずは10枚それっぽく、つくって後から体裁を整える
背景、目的、問題点・・・など、定型のテンプレートをとにかく埋めていく など
資料を早く完成させて、残業せずに家に帰りたい、と考えてしまいがちですよね
実はこれが遠回りになる理由の１つです
資料作成で最も重要なポイントは
”誰”を”どのような状態”にするためにその資料をつくるのか、を考えることです
端的にいえば”目的”を意識するということです
例えば”部長”を”自分の企画案への予算使用を許可した状態” にするなどですね
もしこれが、”妻”を”自分の好きな車購入への貯金使用を許可した状態”にするだとしたらどうでしょう
妻を説得するために以下のような必要な情報を集めるはずです
車の金額、燃費、機能、妻にとってのメリット、次いつ買い替える計画か、そのときいくらで売れるか、など
それは自分事だからですよね
仕事の資料作成も同じように自分事と無理やりにでも考えれば自ずと必要な内容が見えるはずです
上司、先輩も資料作成のプロではない
あなたも、上司、先輩に資料を見てもらって、直してを繰り返し、とても時間が掛かった経験はあるのではないでしょうか
その理由は、実は上司、先輩も資料作成のプロではないためです
あなたがつくった資料を確認する際、その上司、先輩も考えながら指摘、指導をしています
正解が明確に見えずに資料を確認していることもあります
そのため、見せる度に言うことが変わったりしてしまいます
資料作成するときは基本的にその資料の中身、構成を考えるのは自分自身である、ということを自覚しましょう
上司、先輩に見せる度に、言われるがままに資料を直していたら絶対に良い資料は完成しません
最も重要なポイントである
”誰”を”どのような状態”にするためにその資料をつくるのか、を常に意識し
上司、先輩の意見は１つのヒント、アイデアぐらいに捉えるべきです
”誰”を”どのような状態”にするためにその資料をつくるのか、という芯があれば
上司、先輩の助言に対しても、自分の考えが言えるようになるはずです
いつの間にか資料を完成させることが目的になってしまう
資料は誰かの考えを動かすために作るので非常に労力が必要なことです
作成しているうちに疲れてしまい、いつの間にか目的を見失ってしまうものです
なので、”誰”を”どのような状態”にするためにその資料をつくるのか、を常に見えるところに書いておきましょう
自分でも目に入り、確認してもらう上司、先輩の目にも入るところに書くのがおすすめです
目的地がわからなくなってしまうと遠回りは避けられません
無理やりにでも、自分事と考えて資料をつくる！
資料をつくるのは自分であると自覚する！ 上司、先輩はヒント、アイデアをくれる人と考える
常に”誰”をどのような”状態”にしたいのか、を意識する！
次の記事では、資料作成のステップについて解説します
お楽しみに！！
ブログを読んでいただき、ありがとうございました
コビーでした
