こんにちわ！コビーです
過去の記事では資料作成の全体像を解説してきました
今回はスライド一枚一枚の作成のコツについて解説します
「一生懸命つくって一生懸命説明したのになぜ伝わらないんだろう」と悩んだことはありませんか？
私はたくさんあります・・・この記事を読めばそんな悩みが解決されますので是非読んでみてください
目次
”シンプル”かつ”ロジカル”であること
長くてごちゃごちゃしていて、筋が通っていない話では誰も動かせません
伝わる資料をつくるコツは、短くシンプルで見やすく、話の筋が通っていることです
もう少し細かく解説します
シンプルであるとは・・・
文字が少なく、読まなくても視覚的に理解できる
適度に空白があり、圧迫感がない
カラーは白黒で、重要な部分だけが大きさや色で強調されている
資料作成でやりがちな失敗は、持っている情報をすべて資料に詰め込んで「私はこんなに一生懸命がんばりました」、としてしまうことです
ひたすらに”やったこと”や”がんばったこと”を資料に詰め込むと、本当に伝えたいことが埋もれてしまい、本来の目的である”伝える”、”動かす”ことに繋がらない資料ができあがってしまいます。
プレゼン資料はもちろん、報告資料であっても相手にどんなアクションを起こしてもらうことがゴールなのかをしっかり考えて、資料に入れる内容を吟味しシンプルにまとめましょう
ロジカルであること・・・
まずは結論＝伝えたいメッセージを書く
次にその根拠を書く
最後に具体例を出して納得感を出す
人がロジカルであると感じるのは「根拠＋主張」がセットで語られていて、かつ正しく繋がっている場合です
さらに、根拠を「事実＋解釈」で構成し、全体を「事実＋解釈＋主張」にするとさらにロジカルで伝わりやすくなります
みなさん、「空＋雨＋傘」のフレームワークを聞いたことはありますでしょうか
「空が曇っている」という”事実”に対し、「雨が降りそうだ」と”解釈”し、「傘を持っていこう」という”行動”を起こす、というものです
つまり相手に”行動”を起こさせるためには、”事実”＋”解釈”＝”根拠”を説明することが大切であるということです
必ず”主張”を一番目立つ場所に明記する
”主張”＝その資料で一番言いたいことを一番目立つ場所に書きましょう
「当たり前じゃないか・・・」と思うかもしれませんが、意外にこれができていない資料は多いです
例えば、スライドの真ん中に大きくグラフを載せて、そのグラフから読み取れる事実や解釈を記載して終わってしまっている資料です。
5年連続で売上が下がっている。特にネットよりも実店舗の売上減少が顕著。以上。
この資料を見た人の反応は「で？」だと思います。
あとは上司の自分が考えろってこと？となってしまいます。
この例であれば、”解釈”＝外出自粛が影響しているのでは？、や、”主張”＝ネット販売を強化していきたいなどを明記することが必要です。
フォーマットを相手に合わせる
資料作成の目的は相手に伝えたいことを伝えて、行動を起こしてもらうことです。
相手に伝わることがもっとも重要です。
”主張”＝キーメッセージの位置は一番上 or 一番下、”事実”＝グラフは右側 or 左側、解釈の位置は？など迷うことがあると思いますが、間違いなく正解は相手のフォーマットに合わせることです。
会社毎に決まったフォーマットがありますし、人によっても好きなフォーマットがあります。
フォーマットは必ず相手＝伝えたい人に合わせて作成しましょう。
そうすることで、相手の思考が滞りなく流れ、伝わり、行動を起こしてもらえる可能性が高まります。
記事を読んでいただき、ありがとうございました。
スライド作成のコツ、いかがだったでしょうか。
スライドを作成するときは以上の３つを意識して作成しましょう。
少しでも参考になればうれしいです
コビーでした！
