資料作成 ステップ２ 目的を達成するための中身を決める

こんにちわ！コビーです

前回の資料作成のステップ１では”誰”を”どのような状態”にするために資料をつくるのか＝目的の明確化について解説しました

今回は資料作成の４つのステップの2つ目「 目的を達成するために資料に織り込むべき中身を決める」を解説します

資料作成の全体像”４つのステップ”は以下の記事で解説しています

最短で伝わる資料を作成する４つのステップ

ステップ１で「目的＝”誰”を”どのような状態”にする」を明確にできたら、やっとステップ２の織り込むべき中身の検討に入ることができます

「資料を早く完成させなきゃ・・・」と焦る気持ちがあっても、ステップ１が完了するまではステップ２に入ってはいけません

ステップ１にしっかり時間をかけることが、結果的に資料完成への最短ルートになります

それではここからステップ２の中身の検討についての解説に入ります

ステップ１の目的達成のために必要な情報が何かを考える

まずは目的を達成するために説明相手に伝える内容を考えましょう

「資料を10枚つくる」や「テンプレートを埋める」が思考的に先行すると伝わりにくい資料になりますしムダな時間を費やすことになるので注意しましょう

伝える内容を考える際は以下のテンプレートをベースに検討するのがおすすめです

検討しながら「今回の資料にはこれは要らない」と取捨選択しましょう

このテンプレートはいろいろな書籍で紹介されているものの中で自分自身が一番理解しやすいと思うものにカスタマイズしましたので参考にしてください

基本的に資料に織り込むべき内容は5W2H(※)で漏れなく検討することが大切ですがこのテンプレートを使えば5W2Hを漏れなく網羅できます

※Why/What/Where/When/Who/How/How much

このテンプレートをベースに目的に応じて必要な項目・不要な項目を検討します

目的を意識することで「この資料の場合はこの項目は要らないな」と分かってきます

資料作成の４つのステップの記事でも解説した通り、資料には上位報告、アセスメント、議事録など、いろいろなパターンがありますがテンプレートはこれ一つで目的に応じて必要な項目・不要な項目を検討すればOKです

難しく考える必要はありません

具体的な内容検討の進め方

すべての資料作成本に書いてあると言っても過言ではないですが、資料の全体概要は手書きで書きましょう

もちろんの手書きの全体概要の一番上にはステップ１で明確にした資料の目的を忘れない様に大きく書きます

そしてその下に必要だと考えるテンプレートの各項目の結論を10文字前後で書いていきます

最後に各項目の結論を何の事実/数値データに基づいて説明するかを決めます

この全体概要ができれば資料の半分は完成したも同然です

あとは資料の説得力をアップさせるための根拠となるデータ収集も必要です

全体概要は大切！

特に上位の役職の人は広い守備範囲で仕事をしているため、急に１担当者の１プロジェクトの話が始まると細かすぎて拒絶反応が出ます

また、上位の役職の人は分単位のスケジュールで動いており、別の重要案件が入って「15分の予定だったけど5分で説明してくれ」ということもよくあります

説明内容の「全体概要」を用意しておくことで最初に全体像を把握してもらい、詳細説明への導入とする、急な時間短縮に対応できる、という効果を得られます

説明相手は何かを決断、判断しなければいけない立場にあるのでそれが何かを明確に伝えてあげましょう

これだけでも内容が伝わるかどうかが大きく変わります

以上がステップ２の解説でした

進め方はイメージできたのではないでしょうか

資料のデザインなど見やすさ、わかりやすくする工夫などについてはまた別の記事で解説します

今回もブログを読んでいただき、ありがとうございました

仕事でモヤモヤしているあなたの心が少しでも晴れたらうれしいです

コビーでした