こんにちわ！コビーです
今回は資料作成の４つのステップの3番目「声に出して説明してみる」について解説します
資料作成の４つのステップの記事を読んでいない方は以下のリンクから読んでみてください
資料作成のステップ３
目的を明確にした上で目的達成のために必要な内容をまとめた資料を声に出して説明してみる
ステップ１、２で体力を使い果たしてしまい、「資料完成！終わり！」と考えてしまう人は多いと思います
でも目的を達成するためにはこのステップ３がとても重要です
資料を作成する目的は「誰かを目指す状態にすること」のはずです
完成したと思った資料が目的達成に繋がらなかったら折角がんばって作成した資料が無駄になってしまいます
実際に声に出して説明してみることで、”説明しにくい部分”、”論理が繋がっていない部分”、説明相手が疑問に感じる部分”が見えてきます
資料の内容を固めて一旦資料にまとめ終えたら必ず最低5回は実際に声に出して説明してみましょう
私も資料をまとめたら必ず実際に声に出して何度も説明してみます
帰り道の駅から家まで歩くときに周りに人がいないのを確認して、頭の中で資料を思い浮かべながら声に出して話します
そして気づいたポイントをスマホのメモに記録します
みなさんも実際にやってみると、とても効果が大きいことに驚くと思います
ぜひ試してみてください
ステップ１、２だけで伝わる資料を作成するのは非常に困難です
ステップ３、４があること、全体像を把握していることは資料作成する上で、とても重要なことです
ステップ１、２で完成した気になり、上司に最終確認を受けて、大幅修正が入ると、残業が増える、時間が足りず、資料の質が上がらない、という悪循環に陥ります
ステップ３、４も含めて資料作成までの時間配分を考えて進めることができれば、焦らず、計画的に資料を作ることができます
ちなみに、資料自体ももちろん大切ですが説明の仕方もとても大切です
少しだけポイントを紹介します
説明するときのポイント
- 大きな声で自信を持って話す
- 説明相手の目を見て伝わっているかを常に意識する
- 目的を達成するために熱意を持って説明する
まず第一に大きな声で自信を持って話すことを心がけましょう
そのためにも繰り返し声に出して何度も練習することが大切です
できれば立って説明した方がより良いです
次に資料の説明は双方向コミュニケーションであることを意識しましょう
説明するときは誰でも緊張しますし、不安です
そのせいで早口になったり、一方的に話続けてしまい、説明相手の様子に気が回らないこともあると思います
ですが目的は説明相手をあなたがしたい状態にすることなので、説明内容が相手に伝わっているのか、首を傾げていないか、しっかりと相手の反応を見ながら説明することを心がけましょう
最後のポイントは目的を達成するために熱意を持って説明することです
仕事に対して熱意を持てていないことも当然あると思いますが、説明、プレゼンを成功させるには、”熱意”が不可欠です
例えば、新しいゴルフクラブの購入を妻と交渉するときや、お小遣い1,000円UPを妻と交渉するときと同じぐらいの熱意を持って説明できれば
仕事での目的達成は間違いないでしょう。
A案、B案があるなら、必ず自分はどちらがいいと思うのかを明確に示す、その根拠を熱意を持って説明することが大切です
以上がステップ３の解説でした
次回は最終ステップ４を解説します。
今回も記事を読んでいただき、ありがとうございました
みなさんの仕事での悩みが少しでも解決されるとうれしいです
コビーでした
