伝わる資料を作成するコツ７選

こんにちわ！コビーです

これまで資料作成の４つのステップをそれぞれ解説してきました

４つのステップを知りたい方は以下のリンクをご覧ください

資料作成 全体像	伝わる資料を最短で作成する４つのステップ
ステップ１	”誰”を”どのような状態”にするのかを明確化する！（目的明確化）
ステップ２	目的達成のために必要な中身を決める！
ステップ３	実際に声に出して説明してみる！（=シミュレーション）
ステップ４	質疑応答準備までが資料作成！

今回は資料作成のテクニックについて紹介します

この７つのコツを掴み、実践すれば今までよりも格段に伝わる資料がつくれます資料作成の４つのステップで全体像を掴めたら、あとはこの７つのコツを頭にいれて資料作成を進めましょう

資料をつくる目的を明確にする！

資料作成のコツはこれがすべて！と言っても過言ではないです

これがズレているとせっかくつくっても１からやり直しになりかねません

全体概要を手書きでつくる！

パワーポイントの資料の場合でも最初からパワーポイントでつくるのはおすすめしません

全体概要は手書きでラフに自由に作成しましょう

私は箇条書きでつくるのが好きです

１ポチ１スライドのメッセージを記載し、その根拠となる事実・数字データは何を用意するか、どう見せるかを書いていきます

スライドの枠を枚数分書いて、その中にメッセージと使うデータを書く方法もアリです

スライド本編は多くても9枚まで！

人が一度に処理できるデータ量に基づき、スライド本編の枚数は多くても9枚までにしましょう

もしそれ以上になる場合は情報量が多すぎるので思い切って捨てる情報を決めて9枚以内にしましょう

説明に説得力を持たせるためにできるだけたくさんの情報を入れたい気持ちはわかりますが多すぎる資料、長すぎる説明は逆効果です

どうしても９枚以内に収めることができない場合は説明を２回に分けましょう

その方が目的達成の可能性が高くなります

1スライドで伝えるのは１メッセージ！

パワーポイントで作成する場合、１スライドで説明相手に伝えるメッセージは１つにします

伝わる資料は間違いなく”シンプル”である必要があります

１スライドでは１つのメッセージを伝えるための根拠の説明のみにします

つまり１スライドに書くのは「スライドタイトル＋１メッセージ＋根拠となる事実」です

これを心がけることで”シンプル”かつ”ロジカル”な伝わる資料に仕上がります！

各スライドのキーメッセージは10文字前後！

長い文章は読まなければ理解できませんが10文字前後なら視覚的に直感的に理解することができ、伝わりやすいです

伝えたいメッセージは無駄な言葉を省き、極力短くシンプルに、長くても10文字前後がベストです

事実や数字に基づきロジカルに！

各スライドのメッセージの根拠として示すデータは事実に基づく情報、できるだけ数値データが望ましいです

必ず実際に声に出して最低5回は説明してみる！

これも資料作成の４つのステップでも書きましたが、皆さんが想像している以上に効果は大きいので一度試してみてください

資料の流れ、ストーリーの確認として大きな効果があります

また資料の目的を達成するためには説明練習は欠かせません

ぶっつけ本番でうまく説明できる人は極少数ですし、その極少数の方も５回練習した後はさらにすばらしい説明になっているはずです

 

以上、伝わる資料を作成するコツ７選を解説しました

資料作成に苦手意識がある方は紹介した７つのコツを意識してみてください

今回も記事を読んでいただき、ありがとうございました

少しでも何か得るものがあったらうれしいです

コビーでした！