【苦手克服！】伝わる資料 ４ステップで最短作成！

こんにちわ、コビーです

今回は伝わる資料を最短で作成する４つのステップを解説します

資料作成に苦手意識を持つ人は少なくないと思います

「何を書いたらいいのか、わからない・・・」

「作成しても上司や先輩からのダメ出しが止まらず、作成に膨大な時間がかかる・・・」

そんなあなたもこの記事で紹介する４つのステップをマスターすれば、資料作成が苦ではなくなります

各ステップ毎のスキル、テクニックは別の記事で解説しますが

まずはこの大きな４つのステップを踏むことをご理解ください

それでは各ステップの内容を解説します

「”誰”を”どのような状態”にする」ために資料をつくるのかを明確にする

当たり前の内容かもしれませんが見失いがちなポイントではないでしょうか

資料作成は目的＝「”誰”を”どのような状態”にする」からスタートすることが資料完成への近道です

ビジネスにおける資料はいろいろな種類があります

資料の種類によって資料作成方法も異なるような感じがするかもしれませんが

４つのステップは共通です

どの資料であっても必ず”目的”からスタートし、そこから織り込むべき内容を吟味します

例えば上位報告の場合、目的は”部長”を”プロジェクト実行を承認する状態”にすることなどになります

議事録の場合、”参加者”を”共通の結論、宿題事項と納期を認識している状態”にすることなどです

このようにどんな資料であっても必ず何のためにその資料を作成するのか、からスタートすることが大切です

上司や先輩から資料作成指示を受けた場合も、必ず最初に「”誰”を”どのような状態”にする」ための資料か、を確認しましょう

「”誰”を”どのような状態”にする」ために、織り込むべき中身を決める

中身を決める上でテンプレートを使うことはとても有効な手段です

テンプレート＝背景、目的、問題点、原因・・・、効果など

但し、テンプレートを使うのは良いですが、目的を見失ってテンプレートを埋めることが目的になってしまいがちなので注意が必要です

「”誰”を”どのような状態”にする」ために必要な内容が何かを常に意識し、不要な内容はテンプレートから省きましょう

仕事ではなかなか自分事と捉えて”相手をどう説得して動かすか”を考えるのは難しいと思います

前回の記事で記載したように「”妻”を”新しい車購入への貯金使用を許可する状態”にする」ときのように自分事と捉えて中身を吟味できると良いですね

声に出して説明する　＊最低5回

実際に声に出して説明してみると以下のようなポイントが見えてきます。

 

実際に声に出すのが一番効果的ですが環境的に厳しい場合は頭の中でシミュレーションしましょう

上記のポイントが見えるのと、実際の説明練習にもなるので一石二鳥です

あのスティーブジョブズも何時間も発表のシミュレーションをするそうなので私たちも最低でも5回は声に出してシミュレーションしましょう

私は通勤の駅までの徒歩で資料を思い浮かべてボソボソと声に出してシミュレーションしていました

作成中の資料、流れは目の前になくても頭の中に映像が浮かぶものです

質疑応答の準備までが資料作成

資料作成はステップ２までで完了としている人は大半だと思います

でもそれではステップ１の目的＝「”誰”を”どのような状態”にする」を達成するのは困難です

必ず説明相手が疑問に思うことが何かを想定し、答えを用意します

口頭で伝わる説明ができないなら、補助資料も準備しましょう

疑問が解決されないままでは、対象の”誰か”を自分がしたい”状態”にすることはできません

ステップ３のシミュレーションで出てきた「これは疑問に持たれそうだな」という内容は必ずメモして答えを用意しましょう

あとはそれまで一度も資料を見せていない人に資料を見てもらい、新しい目で疑問に思う点をあげてもらうことも有効な手段です

 

以上の４つのステップを踏めば、最短距離で目的を達成する資料をつくることができます

織り込むべき内容は漏れなく織り込まれ、不要な内容は除外されます

くどいようですが、最も重要なポイントはステップ１の目的からスタートすることです

そして作成している内に目的を見失わない様、注意することです

明日から実践してみてください。

記事を読んでいただき、ありがとうございました

コビーでした