こんにちわ！コビーです
今回は伝わる文章を書くコツについて、お話したいと思います
紹介する３つのコツを意識することであなたの文章力がアップし、相手に伝えたいことを伝えられる確率がグッと上がります
私は文章を書くのが苦手でした
書くことが思い浮かばず、何を書けばいいかわからない
がんばって書いてもなんだかまとまりがなく、何が言いたいのかわからない文章になってしまう
仕事でメールに文章を書いて送っても相手が動いてくれない
でも今回紹介するコツを意識するようになってからは、徐々に文章がスラスラと書けるようになり、相手の反応も良い方向に変わり、”書くこと”が好きになりました
また相手が動いてくれる、仕事がうまくいく確率も上がりました
まずはこの記事を読んで、コツを知り、明日から行動に移してみましょう
目次
文章を書く目的
そもそも、文章は何のために書くのか
文章を書く目的は大きく2つに分けることができます
１つは日記やノートに書くメモのように自分のために書く文章です
もう1つは誰かに何かを伝えるため、誰かに行動を起こしてもらうために書く文章です
1つ目の「自分のために書く文章」を書くことも、未来の自分に伝えるため、思考を整理するため、にとても重要ですが、今回は2つ目の誰かのために書く文章について、お話しします
文章は誰かに何かを伝えて、行動してもらうために書くものです
つまり、伝わらなければ意味がないですし、行動してもらえなければ意味がありません。
文章を書き始める前に、自分は誰に、何を伝えて、どんな行動を起こしてもらうために文章を書くのか、を必ず考えるようにしましょう
そうすると自然と、どんな内容を文章に入れるべきか、どんな書き方をしたら相手に伝わるのか、行動を起こしてもらえるのか、を考えるようになります
書き方を「自分が書きたいことを書きたいように書く」から「相手に行動してもらうために相手にわかりやすいように書く」に変えていくことを心がけましょう
次は文章を書くのが苦手な人の特徴と対処法を紹介します
文章を書くのが苦手な人の特徴
読み手を意識していない
文章を書くのが苦手な人は最初から文章を書き始めてしまいがちです
そして書きながら何を書くのか、を考えてしまうのです
それでは相手に伝わる文章を書くのは難しいです
資料の作成などと同じように、まずは読み手に伝わる文章を書くために、文章の全体像をイメージすることが必要です
基本となる構成は「結論＋根拠＋具体例」です
PREP法と呼ばれますが、Point(結論)+Reason(根拠)+Example(具体例)+Point(結論)という流れを意識すると相手に伝わる可能性が格段に上がります
つまり、最初に結論として、その文章で一番伝えたいメッセージを記載します
次にその根拠となる内容を記載します
さらに具体例を挙げることで、イメージしやすくし、説得力、納得感を高めます
最後にメッセージを再度記載し、念押しする、といった流れを意識することです
特に内容を検討するときには、読み手はどこまで背景を理解しているか、知識レベルはどれくらいかを踏まえて、何を書くかを吟味します
全体像を箇条書きで書いてから、その中身を埋めていく、という進め方がおすすめです
伝わる文章を書くコツ
全体像をイメージできたら次に文章の中身を決めます
文章の中身を決めるときのコツが以下の３つです
読み手を意識して書く
「文章は読み手のために書くもの」ということを忘れてはいけません
つまり自分が書きたいことを書くのではなく、読み手が知りたいことを書かなければいけません
そして読み手が理解しなければ意味がないため、読み手が知らないであろうことは丁寧に説明しましょう
自分にとって当たり前のことが相手にとってはそうとは限りません
相手の知っていること、知っている言葉を意識して、書きましょう
ロジカルに書く
ロジカルな文章を書くコツは2つです
1つめは主語と述語が一致していること、です
書いているうちに文章が長くなってしまい、主語と述語が一致しない文章になってしまうことがあります
意味が正しく伝わらなかったり、読み手の思考を一旦中断させてしまうことに繋がります
防ぐ方法はシンプルで、書いた文章は必ず見直して、主語と述語が一致しているか、を確認することです
2つ目は論理が破綻していないこと、です
論理を破綻させないポイントは最初に文章の全体像をイメージすることです
大きくいくつの構成で書くのか、それぞれの構成はそれぞれ何を表しているのか、など、最初に文章全体の設計図を作ることが大切です
そして、それぞれの構成の内容が、事実なのか、自分の解釈なのか、も明確に意識して書くことで読み手が迷子になることを防ぐことができます
シンプルに書く
最後はシンプルに書くことです
人が一度に処理できる情報量は限られています
たくさんの情報、つまり文章が長くなればなるほど、伝わりやすさは下がっていきます
良い文章は必要な情報だけが漏れなく含まれており、端的に必要最小限の言葉で構成されている文章です
親切心で、あれもこれも、と情報が詰め込まれた文章は、逆に不親切で、相手を疲れさせます
読み手のことを思うなら、”伝えたいこと”を伝えるための材料を厳選し、必要最小限の短い言葉で文章を組み立てなければいけません
極力シンプルにした文章は、書いた後に読み直し、しっかりと伝えたい内容が伝わるか、不足している言葉がないかを必ず確認しましょう
自分の頭の中をまっさらにするのは不可能なので、頭がまっさらの第3者に読んでもらい、伝えたいことが正しく伝わるか、を確認するのことも、非常に有効な方法なのでおすすめです
伝わる文章を書く3つのコツ、いかがだったでしょうか。
仕事で報告書をつくるとき、誰かにメールをするとき、誰かに手紙を書くとき、ぜひこの３つのコツを意識してみてください。
この情報が少しでも皆さんの役に立つとうれしいです。
コビーでした！
